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Selbstorganisation: Die 7 besten Tipps

Selbstorganisation: Ihr kennt bestimmt auch die Tage, an denen ihr das Gefühl habt den ganzen Tag gearbeitet, aber nichts erreicht zu haben. An denen die To Do Liste immer länger, statt kürzer wird. Und Tage, an denen euch eine Deadline im Nacken sitzt und ihr extrem gestresst seid weil ihr Angst habt, es nicht zu schaffen. Ihr könnt beruhigt sein: Das geht jedem so.

Denn Selbstorganisation ist nichts, was man von Geburt an kann – man kann und muss es zuerst lernen. Aber das ist doch die gute Nachricht. Und damit ihr demnächst weniger Stress habt und Herr (bzw. Frau) über eure Aufgaben werdet, gibt es hier auf dem Blog die 7 besten Tipps zur Selbstorganisation.

Projekt-Planung

Ich bin sicher, ihr habt schon mal den Spruch „Ordnung ist das halbe Leben“ gehört. Parallel dazu ist Planung der halbe Erfolg. Bevor ihr euch an irgendeine Aufgabe setzt und irgendetwas anfangt: Plant erst. Das muss immer der aller-, aller-, allererste Schritt sein. Werdet euch klar darüber, was euer Ziel ist und welche Zwischenschritte es dahin gibt.

  • Was ist das Ziel? 
    z.B.: Abschluss eines Projektes, etwas gelernt haben, etwas veröffentlicht haben etc.
  • Welche 3 großen Zwischenschritte gibt es?
    Plant hier von Hinten nach Vorne: Was ist der letzte große Schritt, den ihr meistern müsst, um das Ziel zu erreichen? Und dann: Was ist der Schritt davor, den ihr erreichen müsst, um den letzten großen Schritt zu erreichen. Als Letztes: Welches ist der erste, große Schritt, den ihr meistern müsst?
  • Gibt es noch weitere Zwischenschritte?

Schon habt ihr eure Timeline beisammen. Jetzt müsst ihr die Schritte nur noch auf eure (Arbeits-)Zeit verteilen und könnt die Liste einfach abarbeiten.

selbstorganisation-projekt

Priorisieren

Nicht immer ist es aber so einfach, dass man nur ein Projekt auf einmal meistern muss. Neben dem großen Projekt auf der Arbeit stehen noch viele Alltagsaufgaben an, kommen auch noch neue Anfragen hinzu. Was also tun, wenn man zwar einen schönen Zeitplan für das große Projekt hat, aber der Kollege noch spontan mit drei neuen Anfragen an kommt und auch noch Mails beantwortet werden wollen?
Priorisieren! Es gibt dringende Aufgaben und es gibt wichtige Aufgaben. Immer mit eurem Ziel vor Augen solltet ihr euch kurz Zeit nehmen und neu auftauchende Aufgaben einschätzen: Muss das WIRKLICH schnell erledigt werden? Ist die Aufgabe echt wichtig?
Denn eins sollte immer klar sein: Wichtig schlägt dringend. Dringend kann warten, wenn es unwichtig ist. Wichtig kann nicht warten. Baut also alle unwichtigen Aufgaben um euren bestehenden Projektplan herum. Diese Aufgaben könnt ihr erledigen, wenn ihr eine Verschnaufpause vom Plan macht oder ihr schiebt es auf nach dem Erledigen eurer wichtigen Aufgaben für den Tag.

Pro Tipp

Es gibt immer Spaßvögel, die euch dringende Aufgaben spontan geben, die natürlich auch „suuuuper wichtig“ sind. Hier darf euch klar sein, dass ihr Herr über eure (Arbeits-)Zeit seid. Wenn zwei Dinge auf einmal nicht gehen wenn sie angeblich gleich wichtig sind, dann habt ihr entweder selber die Befugnis zu entscheiden welche Aufgabe zuerst dran ist, oder euer Vorgesetzter muss euch die Priorität vorgeben. Da ist es auch nicht schlimm den Chef zu fragen. Einfach ganz nett und ruhig sagen, dass beides gleichzeitig nicht geht und ihm vorstellen, wie ihr euch den Prioritätenplan legen würdet – und dann fragen, ob er einverstanden ist.

Aussortieren

Was noch hilft: Aussortieren! Es gibt immer auch Aufgaben, die einfach so unwichtig sind, dass ihr sie getrost aussortieren könnt. Sei es das höfliche Beantworten einer Werbeanfrage per Mail („Haben Sie Interesse an…?“) oder Aufgaben, die man delegieren. Es gibt schließlich auch Kollegen/innen, die vielleicht ganz ähnliche Aufgaben auf ihrer Liste haben – vielleicht können sie also ohne Probleme eine Teil eurer Aufgaben einfach mit übernehmen. Immerhin hat jeder schon mal auch etwas für einen Kollegen übernommen.

Apropos: Auch das Aussortieren bereits erledigter und abgehakter Aufgaben hilft psychologisch weiter. Wegheften, ablegen und nicht mehr vor Augen haben wirkt befreiend und macht den Kopf wortwörtlich für das neue Projekt frei.

Zeitmanagement

Bereits wenn ihr euren Plan anlegt, solltet ihr die Zeit im Blick haben. Dafür gilt: Setzt euch keine unrealistischen Ziele. Pausen und Puffer gehören immer dazu. Setzt euch nie mehr als eine Aufgabe pro Stunde in den Kalender – und ich rede hier von den Zwischenschritten auf der zweiten Ebene, nie den großen Zwischenschritten! Denn es kann immer mal dazu kommen, dass ihr etwas länger braucht, eure Konzentration weg ist oder ihr Pause machen müsst. Wenn ihr dann bereits am Anfang in Zeitnot geratet, stresst euch das zusätzlich, anstatt euch zu helfen.

Zeit sparen könnt ihr dann, indem ihr nach Wegen sucht, die euch Arbeit abnehmen. Zum Beispiel Automatisierungen durch Programme. Als Beispiel: Wer stundenlang seine To Do Listen und Planungen per Hand schreibt, spart am PC Zeit. Apps und Programme gibt es dafür genug. Googlet einfach mal, ob es ein Programm gibt, das euer Problem löst – oft ist man überrascht, wo man schon überall fündig wird.

Unterbrechungen vermeiden

Der größte Killer der Produktivität ist eindeutig die Unterbrechung! Die Kollegin ruft vom Platz gegenüber eine kurze Frage rüber, die neuste E-Mail poppt auf und man wirft einen kurzen Blick rein, noch schnell bei Instagram gucken. Schon ist man raus und die Konzentration irgendwo anders. Daher ganz wichtig: Nehmt euch für eure Aufgabe komplett raus! Schließt alle Social Media Seiten und auch das E-Mail Programm in der Zeit. Wenn ein Kollege euch anspricht, sagt ihm, wann ihr später Zeit für ihn habt.

Denn genau dafür macht ihr ja eure Zeitplanung vorher und habt genug Pausen eingeplant! Arbeitet in der Arbeitszeit konzentriert an einer Aufgabe und nehmt euch danach die Zeit für alles andere.

Zeitfresser loswerden

Besonders zeitfressende Dinge kennen wir alle. Die gute Nachricht: Meistens ist das selbstverschuldet und man kann sie loswerden. Zum Einen ist das, wenn man nicht richtig geplant hat und planlos mehrere Aufgaben auf einmal probiert zu erledigen. Aber auch Perfektionismus kann uns Zeit kosten. Bis ins letzte Detail alles perfekt machen? Das ist schön, aber es gibt dutzende Studien, die beweisen: Besser erledigt als perfekt. Klingt hart, aber man überzeugt mit Ergebnissen und nicht mit bis ins kleinste Detail ausgearbeiteten, dafür noch nicht fertigen Konzepten.

Das heißt natürlich nicht, dass es nicht auch Momente und Situationen gibt, in denen es auf Details ankommt. Aber im normalen Alltag ist es oft wichtiger, erst einmal zu einem Abschluss zu kommen. Details kann man dann noch immer nacharbeiten, wenn die Zeit da ist.

Ziele überprüfen

Ein mal einen Plan gemacht zu haben ist gut, ihn immer wieder zu prüfen ist besser. Denn es kann sein, dass ihr im Verlauf eures Projektes merkt, dass Ziele sich ändern. Dass Zeiten nicht hinkommen, dass noch mehr Zwischensschritte notwendig sind. Dann nicht ärgern, sondern ganz entspannt den Plan noch einmal zur Brust nehmen und anpassen. Ist ja schließlich euer Plan und ihr könnt ihn umstellen wie ihr lustig seid. Hauptsache, ihr habt einen Leitfaden, der euch die Zeit erspart, spontan überlegen zu müssen, was als nächstes zu tun ist!

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Bildcredits
Photo by Toa Heftiba on Unsplash

Photo by You X Ventures on Unsplash

Photo by Estée Janssens on Unsplash

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