Die 80-20 Regel: Das Pareto Prinzip für erfolgreiches Zeitmanagment

Oft beginnt man seinen Tag damit, dass man ins Büro kommt und schon eine ganze Anzahl von dringenden Aufgaben einen anschreien. Eigentlich hatte man sich vorgenommen endlich bei Projekt A weiter zu kommen, doch durch die vielen dringenden Dinge, die zuerst noch erledigt werden wollen, gerät man unter Druck und fängt mit denen an. Oder man rennt von einem Meeting zum Nächsten – irgendeins kommt ja doch noch immer spontan dazu.

Es gibt Tage, da rennt man seinen dringenden Aufgaben hinterher und kommt abends nach Hause und hat einfach nicht auch nur annähernd in Angriff nehmen können, was man eigentlich will. Man ist null vorwärts gekommen. Und ärgert sich. Das kann man passieren – wird aber zum echten Problem, wenn das über längere Zeit so geht. Denn das bedeutet: Die Prioritäten müssen anders gelegt werden.

Und dabei helfen kann: Die 80-20 Regel; auch bekannt als Pareto-Prinzip. Sie wird oft im Zusammenhang mit Produktivität und Erfolg erwähnt, weshalb es sinnvoll ist, sich mit der Regel vertraut zu machen. Hier im Blogbeitrag erkläre ich euch was dahinter steckt und wie ihr das Prinzip für euch selber nutzen könnt.

Was ist die 80-20 Regel?

Das Pareto Prinzip bzw. die 80-20 Regel beruhen auf Beobachtungen des Italieners Vilfredo Pareto, der bereits im 19. Jahrhundert beobachtete, dass ca. 80% des Grundbesitzes an Land nur 20% der Bevölkerung gehörten. Diese Aufteilung von Vermögen und Armut, Besitz und auch Produktivität fiel im Laufe der Jahre immer wieder auf – das Pareto-Prinzip war geboren. Dies beschreibt eigentlich nur eine statistische Verteilung, die natürlich bei der Verteilung von Ressourcen immer wieder auftritt.

Weitere Beispiele für häufig auftretende 80-20 Verteilungen:

1989 besaßen ca. 20% der Bevölkerung ca. 80% des Weltvermögens
In vielen Unternehmen sind 20% der Produkte für 80% des Umsatzes verantwortlich
Mit Einsatz von 20% Zeit können meist 80% der Probleme gelöst werden, die man hat

Ihr seht: Die Verteilung ist spannend und verlockend – besagt sie doch, dass man mit weniger mehr schaffen kann.

Mehr durch weniger: Das Pareto Prinzip verstehen

Diese Annahme der statistischen Verteilung ist natürlich extrem spannend. Wenn ich also nur 20% bei der Arbeit gebe, kann ich 80% Leistung bringen? Jein! Dabei muss man zwei Dinge verstehen:

Die statistische Verteilung liegt nicht streng bei 80-20, sondern kann auch bei 90-10 oder gar 100-35 liegen
Wenn man das Prinzip auf Produktivität anwenden möchte, muss man bedenken, dass weniger nicht weniger heißt, sondern intensiver

Vielleicht ist es euch aufgefallen: Ich habe tatsächlich 100-35 geschrieben und somit 100% überschritten. Das hat den einfachen Grund, dass das Pareto-Prinzip nicht darauf beruht, dass es sich auf 100% aufaddieren lässt! Pareto selber hat bereits erkannt, dass die Regel nur gilt, wenn die zwei betrachteten Komponenten unabhängig von einander sind. Wie oben im Beispiel: Einsatz von Zeit hat Einfluss auf Problemlösung. Ein wenig fasst das den Geist der Entrepreneure auf: Man kann nicht seine Zeit investieren, um irgendwann mal mehr Zeit zu haben. (Finanziell) Unabhängig wird man mit Produkten, nicht mit Dienstleistungen (= dem Vergeben von Zeit gegen Geld).

Fassen wir also zusammen

Das Pareto-Prinzip bzw. die 80-20 Regel ist gar nicht starr auf 80% und 20% festgelegt. Sie beschreibt von einander unabhängige Elemente, sodass wir diese auch nicht auf 100% addieren können.

Pareto für das Zeitmanagement

Klingt verwirrend? Prinzipiell bedeutet die Erkenntnis von oben, dass das Prinzip keinesfalls als faule Ausrede dient, um weniger zu machen. Es bedeutet, dass der gezielte Einsatz von Bemühungen zu Resultaten führt. Der Trick ist, nicht 20% Bemühungen zu investieren, sondern 20% der Bemühungen auf eine Sache zu konzentrieren.

Und diese Erkenntnis ist so simpel wie genial, wenn man sie ein mal verstanden hat. Kommen wir zur Einleitung des Artikels zurück. Wer seinen Tag ungeplant beginnt und sich direkt den am lautesten schreienden Aufgaben widmet, der investiert 80% seiner Zeit und kommt nicht dazu seine wichtigste Aufgabe (die 20%) zu erledigen. Das Pareto-Prinzip und die 80-20 Regel sind somit hauptsächlich eine Erinnerung daran, dass wir mit konzentriert wenig Aufwand sehr viel erreichen können. Wir müssen nur wissen, was unsere wichtigen 20% sind.

Wie immer ist die Planung und die Priorisierung das A und O! Hat man das im Griff bzw. ist sich dessen bewusst, so kann man sein Zeitmanagement darauf hin abstimmen. Beginnt immer mit den 20%, konzentriert euch intensiv darauf und geht erst danach alle anderen Aufgaben an. Die 80% sind vielleicht ein notwendiges Übel, das erledigt werden muss – aber sie haben nicht die Priorität!

Die 80-20 Regel im Alltag anwenden

Die Regel könnt ihr nicht nur im Job anwenden, sondern natürlich überall in eurem Leben. Damit das funktioniert, ist es unheimlich wichtig, dass ihr eure 20% kennt – und verteidigt!

Denn: dringende Dinge, die jetzt bitte sofort und augenblicklich eure Aufmerksamkeit wollen, wird es immer geben. Das kann das spontane Meeting sein, der Kollege, der jetzt gerade mit euch über das letzte Wochenende reden möchte oder die Mutter, die kurz mal eure Hilfe braucht.

Wie verteidigt ihr also eure 20%, bis ihr diese erfolgreich für den Tag erledigt habt? Lernt Nein sagen. Das hat nichts mit Egoismus oder Kaltherzigkeit zu tun, sondern nur damit, dass ihr eure Prioritäten kennt. Und wer seine Prioritäten im Blick hat, der lebt danach. Wenn es euer großes Ziel ist ein Projekt zu Ende zu bringen, dann lasst euch nicht von anderen Projekten ablenken. Ganz einfach und unheimlich wichtig, das erst einmal zu lernen.