Organisation und Produktivität – So klappt’s mit mehr Freizeit

Organisation und Produktivität – So klappt’s mit mehr Freizeit

Ihr kennt das: Man will so fürchterlich viel und fängt an vor sich hin zu arbeiten und dann fällt einem etwas Neues ein und dann muss man noch einkaufen… und plötzlich ist der Tag rum.
Irgendwie hat man tausend Dinge angefangen und nichts zu Ende bekommen. Das dreckige Geschirr aus dem Wohnzimmer wurde auf dem Weg zur Küche nur im Flur abgestellt. Die To Do Liste ist am Abend irgendwie länger, als sie morgens noch war.
Das macht keinen Spaß und bringt niemandem etwas. Bei Produktivität geht es darum, mehr Arbeit erledigt zu bekommen oder sich mehr Freizeit zu schaffen. Indem man organisiert und konzentriert vorgeht.

Hilfsmittelchen: To Do Apps – Beispiel Todoist

Mir helfen dabei – nein, keine Drogen – sondern Apps. Obwohl ich tief in mir drin absolut oldschool bin und meinen Filofax fleißig zum Organisieren nutze, werde ich auch ein immer größerer Fan von Apps, die einem helfen strukturiert zu bleiben. So nutze ich seit einiger Zeit die Listenapp „Todoist“ in der Premiumversion, weil sie herausragende Möglichkeiten bietet.
Abgesehen von der normalen To-Do-Listenfunktion kann man hier ganz wunderbar den Kopf abschalten und die App die Denkarbeit übernehmen lassen. Mit Etiketten lassen sich Aufgaben zuordnen (zum Beispiel „Am Computer erledigen“) und können so nach Orten, Aufgabengebieten oder anderen Merkmalen einfach sortiert werden. Das heißt: Habe ich in meiner Liste zum Thema „Blog“ und „Finanzen“ jeweils Aufgaben, die mit dem Etikett „Am Computer erledigen“ markiert wurden, kann ich mir diese einfach mit einem Klick anzeigen lassen wenn ich mal am PC bin und Zeit habe. Schon erledigt man effizienter Aufgaben, weil man gleiche Gebiete und Aufgaben auf einen Blick sieht.
Apropos Ort: Die App kann nicht nur per Datum und Uhrzeit an die Fälligkeit einer Aufgabe erinnern (diese werden dann auch automatisch in euren Kalender übertragen!), sondern auch per Ortsangabe. Ich liebe diese Funktion. Wie oft habe ich mir schon etwas abgespeichert, aber nicht mehr daran gedacht, wenn ich dann im dm oder bei REWE stand? Gebe ich die Adresse des Supermarktes ein und wähle die ortsabhängige Erinnerung, vibriert mein Handy sobald ich das nächste Mal im entsprechenden Laden bin und zeigt mir alles auf, was ich dort kaufen soll.

Hilfsmittelchen: Clouds – Beispiel Apple

Gut, steinigt mich nicht. Ich versuche das so unenthusiastisch wie möglich zu halten, aber ja, ich bin auf die dunkle Seite der Macht (= Apple) gewechselt und liebe es einfach. Die Synchronisierung zwischen den Geräten (bei mir Handy und Laptop) erspart so, so, so viel Zeit und Arbeit! Mit der iCloud habe ich alle meine wichtigen Dokumente in Echtzeit aktualisiert immer dabei. Sei es mein Marketingplan, das neue Kapitel meines ersten Buches oder die Fotos vom letzten Wochenende. Auch den AirDrop , mit dem ich ohne Internetverbindung zwischen Handy und Laptop (und natürlich auch Apple-Geräten anderer Menschen z.B. auf der Arbeit) Dateien direkt hin- und herschicken kann. Herrlich. Alternativen gibt es aber natürlich von anderen Herstellern und als Online-basierte Lösungen auch.

Priorisieren

Viele verzetteln sich auch schnell in ihren täglichen Aufgaben, weil sie nicht priorisieren und sich schnell ablenken lassen. Unwichtige, einfache Aufgaben erledigt man oft lieber zuerst, obwohl sie wertvolle Zeit für die wichtigen Aufgaben klauen. Frei nach dem Motto: Ich muss ja erst mal wach werden/warm werden/mich eingrooven oder was man sich sonst für Ausreden selber einfallen lässt. Daher der Tipp: Überlegt euch jeden Morgen die drei wichtigsten Aufgaben des Tages und plant diese fest in euren Tagesablauf ein. Beginnt immer mit der dringendsten und nervigsten Aufgabe und erledigt diese vor allen anderen. Dann hab ihr mehr Muße und Freude an allem, was danach noch folgt.
Auch wichtig: Das Timing. Plant euren Tag niemals abends vor dem Schlafengehen. Das macht nervös weil man den Kopf voller To-Dos hat und kann für schlechteren Schlaf sorgen. Lieber morgens nach dem ersten Kaffee in Ruhe für 15 Minuten hinsetzen und einen Plan überlegen.

Konzentrieren

Manchmal sehe ich Kollegen bei der Arbeit und bin direkt an Hammy das Eichhörnchen aus „Ab durch die Hecke“ erinnert. Jede Staubfluse bietet Gelegenheit zur Ablenkung und plötzlich ist eine halbe Stunde vergangen und man hat noch nicht einmal geschafft, die dreizeilige Email zu schreiben, die doch so dringend raus muss.
Konzentration und Fokus sind essentiell. Wer eine Stunde konzentriert und unabgelenkt arbeitet, der schafft mit absoluter Sicherheit deutlich mehr als die meisten der Kollegen in der doppelten Zeit. Fällt euch aber auch schwer? Dann trainiert es! Man kann es tatsächlich üben und wie so oft hilft: Meditation. Im Prinzip ist Meditation nur die Konzentration auf sich selber. Wer es also täglich übt zur Ruhe zu kommen, der wird seinen Fokus mit der Zeit deutlich besser lenken können und merken, dass weder telefonierende Kollegen, noch vorbeifahrende Autos, schreiende Nachbarskinder oder brennende Papiereimer (ich hoffe ja das passiert euch nicht 😉 ) einen von seiner Mission ablenken können.

Das bringt’s

Vielleicht lest ihr das alles und denkt euch: Ach… ja… schön, aber klingt so anstrengend. Ich muss ja erst mal Zeit investieren und mich mit den Apps auseinander setzen und üben zu meditieren. Das dauert ja jeden Tag auch so 5-15 Minuten, die ich was anderes machen kann. Glaubt mir einfach: Das sind die am besten investierten 15 Minuten eures Lebens. Denn danach könnt ihr schneller und besser alles erledigen. Ihr könnt euch aussuchen, ob ihr dann die gewonnene Zeit in mehr Arbeit steckt um im Beruf vorwärts zu kommen, oder euch mehr Freizeit gönnt und euer Leistungslevel auf der Arbeit gleich bleibt.
So oder so eine Bereicherung.

Apropos: Wenn ihr meinen Newsletter hier abonniert, bekommt ihr in der nächsten Ausgabe vorab das erste Kapitel meines Buches zu lesen!

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3 thoughts on “Organisation und Produktivität – So klappt’s mit mehr Freizeit

  1. Reini

    Das mit dem Priorisieren ist so eine Sache. Ich schiebe etliche „unwichtige“ Aufgaben vor mir her, weil es einfach immer etwas dringenderes gibt.
    Die Termine einhalten ist ja nicht das Problem. Dabei die Aufgaben ohne Termin und ohne Druck nicht zu vergessen ist die Kunst, die ich (noch) nicht beherrsche…

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  2. {LiebLinks} April 2017 • Einfach Elsa

    […] ist vor allem bei Zeitmangel wichtig – und da gibt es hier ein paar super […]

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  3. Ein Tag unter Millionären - Entrepreneur University - Damn Charming

    […] erreicht. Ein Prinzip, welches ich sehr unterstütze und auch schon ansatzweise in einem meiner letzten Einträge angegangen […]

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